ПриложенияСкачать (148 Кб)

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
АДМИНИСТРАЦИИ ПЕРВОМАЙСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

______2016 № _____

Об утверждении
административного регламента

В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением администрации Первомайского муниципального района от 09.06.2011 № 351 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных функций, разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг, проведения экспертизы административных регламентов предоставления муниципальных услуг», руководствуясь Федеральным законом Российской Федерации от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Администрация Первомайского муниципального района

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги «Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам» согласно приложению.
2. Считать утратившим силу постановления Администрации Первомайского муниципального района от 02.07.2012 № 399 «Об утверждении административного регламента по выдаче архивных документов пользователям для работы в читальном зале архива», от 27.11.2013 № 930 «О внесении изменений в административный регламент по предоставлению муниципальной
услуги «Выдача архивных документов пользователям для работы в читальном зале архива», от 07.08.2014 № 517 «О внесении изменений в административный регламент по предоставлению муниципальной услуги «Выдача архивных документов пользователям для работы в читальном зале архива», от 18.01.2016 № 10 «О внесении изменений в административный регламент».
3. Разместить настоящее постановление на официальном сайте администрации Первомайского муниципального района и опубликовать в районной газете «Призыв».
4.Постановление вступает в силу с момента опубликования.
5.Контроль за выполнением данного постановления возложить на управляющего делами Л.П.Власюк.

Глава Администрации
муниципального района И.И.Голядкина

Приложение
к постановлению администрации
муниципального района

от____ 2016 г. N ___

Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги
«Обеспечение доступа к архивным документам (копиям)
и справочно-поисковым средствам»

1.Общие положения

1.1. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги «Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам» (далее – Административный регламент), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации Первомайского муниципального района, а также порядок взаимодействия архивного отдела с органами местного самоуправления и организациями при осуществлении предоставления муниципальной услуги. Административный регламент разработан в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности предоставления муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела Администрации Первомайского муниципального района (далее – архивный отдел) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 года №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», постановлением Администрации Первомайского муниципального района от 09.06.2011 № 351 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов выполнения муниципальных функций, разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг, проведения экспертизы административных регламентов муниципальных услуг».
Муниципальная услуга включает в себя порядок работы пользователей с архивными документами в читальном зале архивного отдела Администрации Первомайского муниципального района.
1.2. Получателями муниципальной услуги являются юридические лица (органы государственной власти, органы местного самоуправления, общественные объединения, организации, предприятия) и физические лица.
1.3. Порядок информирования заинтересованных лиц о предоставлении муниципальной услуги.
Информация о порядке оказания муниципальной услуги может предоставляться архивным отделом Администрации Первомайского муниципального района:
- при личном обращении;
- с использованием средств телефонной связи;
Информация о порядке предоставления муниципальной услуги размещается в сети интернет: http://pervomayadm.ru.

Место нахождения архивного отдела:

152430 ул. Ярославская, 90, п. Пречистое, Ярославская область

График работы архивного отдела Администрации Первомайского муниципального района:

Понедельник- пятница с 8.00 до 17.00
Обеденный перерыв с 12.00 до 13.00
Суббота, воскресенье выходной

Телефон архивного отдела: (485-49) 2-17-48
Тел:(485 49) 2-12-48 Факс: (485 49) 2-21-83
Email: arxiv@pervomay.adm.yar.ru
1. Информация предоставляется:
• по письменным обращениям;
• по телефону;
• по электронной почте;
• при личном обращении граждан.

1.3.1. Информирование по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляет сотрудник архивного отдела.
Сотрудник архивного отдела осуществляют информирование заявителей по следующим направлениям:
- о местонахождении и графике работы архивного отдела ;
- об адресах официального сайта, электронной почты;
- о порядке получения информации по вопросам предоставления муниципальной услуги;
- о перечне документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
- о времени, порядке и сроках приема и выдачи документов;
- о порядке предоставления муниципальной услуги;
- о ходе предоставления муниципальной услуги.
1.3.2. Информирование по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляется:
а) посредством личного обращения заявителей;
б) на основании письменного обращения;
в) по телефону;
г) по электронной почте;
д) посредством размещения информации на официальном сайте Администрации Первомайского муниципального района ;
1.3.3.Основными требованиями к информированию заявителей являются:
- достоверность представляемой информации;
- четкость в изложении информации;
- полнота информации;
- удобство и доступность получения информации;
- оперативность представления информации.
1.3.4. Получение заявителями информации по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляется путем индивидуального и публичного информирования.
1.3.5. Индивидуальное информирование по вопросам предоставления муниципальной услуги проводится в форме устного (лично или по телефону) и письменного информирования (почтой, посредством электронной почты).
1.3.6. При личном обращении заявителей сотрудник архивного отдела должен представиться, указать свою фамилию, имя, отчество, сообщить занимаемую должность, дать заявителю полный, точный и понятный ответ по вопросам предоставления муниципальной услуги.
Продолжительность индивидуального личного информирования каждого заявителя составляет не более 15 минут.
1.3.7. При информировании о порядке предоставления муниципальной услуги по телефону ответ на телефонный звонок сотрудник архивного отдела должен начать с информации о наименования органа, в который позвонил заявитель, назвать свою фамилию, имя, отчество, должность, затем в вежливой форме дать заявителю полный, точный и понятный ответ по вопросам предоставления муниципальной услуги.
Продолжительность индивидуального устного информирования каждого заявителя по телефону составляет не более 10 минут.
1.3.8. В случае если в обращении заявителя содержаться вопросы, не входящие в компетенцию сотрудника архивного отдела, при личном обращении заявителю дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться. При обращении заявителя по телефону сотрудник архивного отдела должен переадресовать (перевести) телефонный звонок на другое должностное лицо или сообщить заявителю номер телефона, по которому можно получить необходимую информацию.
1.3.9. При информировании по письменным обращениям и обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по почте, электронной почте на адрес заявителя в срок, не превышающий 10 рабочих дней с даты предоставления обращения.
1.3.10. На официальном сайте Администрации Первомайского муниципального района в сети Интернет следующая информация:
- место нахождения архивного отдела , режим работы, график приёма заявителей, номера телефонов для справок, адрес официального сайта Администрации, адрес электронной почты;
- извлечения из нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность по предоставлению муниципальной услуги;
- перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги;
- порядок предоставления муниципальной услуги;
- перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги;
- порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) должностными лицами в процессе предоставления муниципальной услуги;
- текст настоящего Административного регламента

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги
Наименование муниципальной услуги: «Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам».
2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу
Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивным отделом Администрации Первомайского муниципального района.
2.3. Результат предоставления муниципальной услуги
Конечным результатом предоставления муниципальной услуги является предоставление пользователям архивных документов и научно-справочного аппарата к ним для работы в читальном зале архивного отдела Администрации Первомайского муниципального района.
2.4. Срок предоставления муниципальной услуги
После получения разрешения на использование архивных документов в читальном зале архивного отдела Администрации Первомайского муниципального района пользователь должен быть проконсультирован в пределах 15 минут сотрудником архивного отдела по вопросу заполнения заявления о разрешении работы в читальном зале (приложение 1), анкеты (приложение 2), бланка заказа ( приложение 3) и размещен в читальном зале.
После заполнения бланка заказа на предоставление пользователю описей дел они должны быть выданы в установленное время в количестве не более 5 описей одновременно.
Описи дел выдаются в день заказа, дела выдаются в день заказа в количестве не более 20 дел одновременно.
С учетом специфики состава и физического состояния документов сотрудником архивного отдела могут быть установлены другие нормы выдачи дел и документов.
Продление сроков хранения и использования в читальном зале описей дел, документов, других материалов и продление сроков использования особо ценных документов согласуется с сотрудником архивного отдела, при необходимости оформляется новый заказ.
2.5 Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Конституция Российской Федерации;
- Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- Федеральный закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне»;
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 18.01.2007 № 19, зарегистрированные в Минюсте РФ 06.03.2007;
- Порядок использования архивных документов в государственных и
муниципальных архивах Российской Федерации», утвержденный приказом
Минкультуры России от 3 июня 2013 г. № 635;
- Инструкции по организации работы читальных залов государственных архивов;
- Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами (ВНИИДАД, М., 2007);
- Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах (ВНИИДАД, М.,2006);
- Положением об архивном отделе (утвержден постановлением администрации Первомайского муниципального района 20.06.2012 № 360)
2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
Основанием для предоставления муниципальной услуги является личное заявление пользователя.
Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, предоставляют письма направивших их организаций.
Личное заявление или письмо подается на имя сотрудника архивного отдела и должно содержать фамилию, имя, отчество пользователей, место жительства, должность, ученое звание, ученую степень, тему и хронологические рамки исследования.
Первоначальный допуск к работе с архивными документами осуществляется при предъявлении пользователем паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
2.7. Основания для отказа в приеме пользователей
Основанием для отказа в приеме пользователей могут быть: отсутствие паспорта или иного документа, удостоверяющего личность пользователя, нарушение распорядка работы читального зала, отсутствие необходимых пользователю документов в архиве.
2.8. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги
Основание для отказа в выдаче дел и печатных изданий пользователю является:
- плохое физическое состояние дел;
- ограничения на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;
- выдача дел и документов во временное пользование другим учреждениям, сотрудникам архивного отдела;
- экспонирование заказанных материалов на выставке, выдачи их другому пользователю.
2.9 Запрещается требовать от заявителя предоставления:
- документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;
- документов и информации, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении услуг в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.
2.10. Размер платы, взимаемой с пользователя при предоставлении муниципальной услуги
2.10.1. Архивный отдел осуществляет предоставление муниципальной услуги бесплатно.
2.10.2. Муниципальная услуга на изготовление копий архивных документов по теме исследования является бесплатной.
2.11. Срок регистрации запроса пользователя о предоставлении муниципальной услуги
2.11.1.Регистрация запроса пользователя осуществляется в день поступления.
2.11.2.Дата и время первичного посещения пользователем читального зала устанавливается в зависимости от наличия свободных мест в читальном зале архивного отдела.
2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга
2.12.1.Здание, в котором предоставляется муниципальная услуга, должно быть оборудовано:
- охранно-пожарной сигнализацией;
- средствами пожаротушения;
2.12.2.Ожидающие прием заявители располагаются в фойе архивного отдела, которое оборудовано столом и стульями.
2.12.3.Кабинет сотрудника архивного отдела, ответственного за предоставление муниципальной услуги должно быть снабжено соответствующими табличками с указанием номера кабинета, фамилии, имени, отчества.
2.12.4.Рабочее место сотрудника архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, оборудовано компьютерами и оргтехникой, позволяющие своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.
2.12.5. Организация приема по информированию о предоставлении муниципальной услуги осуществляется сотрудником архивного отдела на рабочем месте в соответствии с графиками работы и приема.
2.12.6. Помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, зал ожидания, места для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационные стенды с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, оборудуются в соответствии с законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов об обеспечении доступности для инвалидов указанных объектов».
2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Порядок доступа пользователей в читальный зал.
3.1.1.Доступ к архивным документам осуществляется по разрешению руководителя архивного отдела. Разрешение оформляется в виде резолюции на самом обращении.
3.1.2. Разрешение на использование архивных документов в читальном зале архивного отдела дается, как правило, на 1 год со дня оформления.
3.1.3. После получения разрешения, пользователем заполняется анкета установленного образца.
3.1.4.При личном обращении пользователя все необходимые административные процедуры производятся непосредственно в присутствии получателя услуги, если нет причин для отказа или отсрочки предоставления муниципальной услуги.
3.1.5.При получении обращения по почте (в том числе и электронной) порядок оформления разрешения на использование документов тот же, что и при личном обращении. После получения разрешения обращение поступает к сотруднику архивного отдела, где находится до личного посещения пользователя.
3.1.6. Порядок последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги отражен в блок-схеме, приведенной в приложении 4 к Административному регламенту
3.2.Порядок выдачи описей дел, дел, печатных источников, изданий научно-справочного аппарата
3.2.1. Дела и другие материалы, относящиеся к заявленной теме исследования предоставляются пользователям на основании заполненных бланков-заказов.
3.2.2. Дела и другие материалы выдаются пользователям под роспись в бланке заказа за каждую единицу предоставленного архивного источника (настоящий порядок распространяется также на порядок выдачи и использования изданий справочно-информационного фонда).
3.2.3.Бланки заказов должны быть оформлены с четким указанием фамилии, имени, отчества пользователя, темы и цели занятия, заголовки дел пишутся полностью в соответствии с описью. Заказ должен быть датирован и подписан.
3.2.4.Одновременно пользователь может заказывать до 5 описей (томов описей), до 10 микрокопий.
3.2.5.При наличии фонда пользования подлинные документы в читальный зал не выдаются. Подлинные документы могут выдаваться пользователям в исключительных случаях с разрешения сотрудника архивного отдела с учетом конкретных обстоятельств (например, необходимость изучения внешних особенностей документов, неисправность технического оборудования для работы с микрокопиями, иные обстоятельства).
3.2.6. Для пользователей, прибывших из районов и городов Ярославской области, а также других районов РФ, количество выдаваемых архивных источников в случае необходимости, может быть увеличено. Иногородние пользователи получают необходимые документы и печатные издания в день оформления заказа.
3.2.7.Очередной заказ на выдачу дел или печатных изданий оформляется только после сдачи дел предыдущего заказа.
3.2.8. При получении описей дел, дел, других материалов пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии сотрудника архивного отдела.
3.2.9 При обнаружении повреждений или дефектов дел, документов, микрокопий, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации пользователи должны сообщить об этом сотруднику архивного отдела.
3.2.10. Пользователи расписываются в бланке заказа выдачи дел и печатных изданий. Подпись пользователя удостоверяет, что дела и печатные издания им проверены, находятся в порядке, и он принимает на себя ответственность за них на время пользования.
3.2.11. По окончании работы пользователь сдает дела сотруднику архивного отдела, который принимает их под расписку. Выдаваемые в читальный зал особо ценные дела, а также дела, представляющие материальную или коллекционную ценность, после их использования проверяются сотрудником архивного отдела полистно. Одновременно проверяется правильность заполнения листов использования в делах.
3.2.12. Сотрудник архивного отдела расписывается за каждое принятое им дело, микрофильм или печатный источник в бланках заказов.
3.2.13. В случае утраты, хищения или порчи документов составляется соответствующий акт.
3.3. Копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей
3.3.1.По заказам пользователей в зависимости от физического состояния архивных документов изготавливаются их копии.
3.3.2.Заказы на копирование принимаются после завершения работы пользователя с делом, печатным изданием и др. перед возвращением их в архивохранилище.
3.3.3.Заказы оформляются пользователями на специальном бланке и передаются сотруднику архивного отдела. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов.
3.3.4.При копировании большого количества документов к бланку заказа дополнительно прилагается их перечень.
3.3.5.При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.
3.3.6.Копирование фондов, коллекций в полном объеме производится в исключительных случаях с разрешения сотрудника архивного отдела.
3.3.7.Копирование особо ценных документов, а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается сотрудником архивного отдела в каждом конкретном случае.
3.3.8.Копии документов и печатных источников выдаются сотрудником архивного отдела под расписку в журнале регистрации выдачи копий документов и передаются пользователю под расписку в заказе, а также пересылаются по указанным адресам.
3.3.9.Услуга по изготовлению копий архивных документов (в том числе цифровых) по теме исследования является бесплатной.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента
4.1. Организация работы по реализации Административного регламента осуществляется сотрудником архивного отдела, либо управляющим делами Первомайского муниципального района, курирующим архивный отдел.
4.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги осуществляет сотрудник архивного отдела, либо управляющий делами Администрации Первомайского муниципального района, курирующим архивный отдел.
4.3.Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения пользователей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.
4.4.По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав пользователей, к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4.5.Проверки могут быть плановыми и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению пользователя.
4.6. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя анализ выполнения плановых показателей в полугодовых и годовых отчетах работы архивного отдела.
4.7. Сотрудник архивного отдела несет персональную ответственность за предоставление муниципальной услуги.
5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействий) архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих
Заявитель имеет право на досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия) осуществляемых (принимаемых) в ходе предоставления услуги.
Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:
- нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении услуги;
- нарушение срока предоставления услуги;
- требование у заявителя документов, не предусмотренных регламентом для предоставления муниципальной услуги;
- отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено Административным регламентом для предоставления услуги, у заявителя;
- отказ в предоставлении услуги, если основания отказа не предусмотрены Административным регламентом;
- затребование с заявителя при предоставлении услуги платы, не предусмотренной Административным регламентом.
Жалоба для рассмотрения в досудебном (внесудебном) порядке подается в Администрацию муниципального района в письменной форме на бумажном носителе.
Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта Администрации муниципального района, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
Жалоба должна содержать:
- наименование органа - поставщика услуги, должностного лица органа - поставщика услуги, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
- фамилию, имя, отчество, сведения о месте жительства заявителя - физического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа - поставщика услуги, должностного лица органа - поставщика услуги, муниципального служащего;
- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа - поставщика услуги, должностного лица органа - поставщика услуги, муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
Жалоба, поступившая в Администрацию муниципального района, подлежит рассмотрению руководством Администрации муниципального района, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа сотрудника отдела, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
По результатам рассмотрения жалобы руководство Администрации муниципального района, принимает одно из следующих решений:
- удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных сотрудником отдела, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления услуги документах, а также в иных формах;
- отказывает в удовлетворении жалобы.
Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

Приложение