ПриложенияСкачать (108.5 Кб)

АДМИНИСТРАЦИЯ ПЕРВОМАЙСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

________.2016 № ____

Об утверждении
административного регламента

В соответствии с Федеральным Законом Российской Федерации от 27.07.2010 №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», постановлением администрации Первомайского муниципального района от 09.06.2011 № 351 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных функций, разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг, проведения экспертизы административных регламентов предоставления муниципальных услуг», руководствуясь Федеральным законом Российской Федерации от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Уставом Первомайского муниципального района, администрация муниципального района

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги «Исполнение запросов пользователей- физических и юридических лиц по архивным документам» согласно приложению.
2. Считать утратившим силу постановление Администрации Первомайского муниципального района от 21.06.2012 № 372 «Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Исполнение запросов пользователей-физических и юридических по архивным документам»,
3. Разместить настоящее постановление на официальном сайте администрации Первомайского муниципального района и опубликовать в районной газете «Призыв».
4.Постановление вступает в силу с момента опубликования.
5.Контроль за выполнением данного постановления возложить на управляющего делами Л.П.Власюк.

Глава Администрации
муниципального района И.И.Голядкина

Приложение к постановлению
Администрации Первомайского
муниципального района
от______.2016 № _____

Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги
«Исполнение запросов пользователей – физических и юридических лиц по архивным документам»

I.Общие положения 

1.1. Наименование муниципальной услуги
Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги «Исполнение запросов пользователей – физических и юридических лиц по архивным документам» (далее – Административный Регламент), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации, а также порядок взаимодействия архивного отдела с Управлением по делам архивов Правительства Ярославской области, областным государственным архивом и федеральными государственными архивами, органами местного самоуправления и организациями при осуществлении предоставления муниципальной услуги. Административный регламент разработан в целях повышения качества предоставления муниципальной услуги, создания комфортных условий для участников отношений в соответствии с Федеральным законом 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»,

1.2.Муниципальная услуга предоставляется гражданам, органам государственной власти, местного самоуправления, организациями и общественными объединениями (далее-заявителям) по их заявлениям, обращениям, запросам (далее-запросы) на основании документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на хранении в отделе
1.3. Порядок информирования заинтересованных лиц о предоставлении муниципальной услуги
Информация о порядке оказания муниципальной услуги может предоставляться архивным отделом Администрации Первомайского муниципального района:
- при личном обращении;
- с использованием средств телефонной связи.
Информация о порядке предоставления муниципальной услуги размещается в сети интернет: http://pervomayadm.ru.

Место нахождения архивного отдела администрации:

152430 ул. Ярославская, 90, п. Пречистое, Ярославская область

График работы архивного отдела Администрации Первомайского муниципального района:

Понедельник- пятница с 8.00 до 17.00
Обеденный перерыв с 12.00 до 13.00
Суббота, воскресенье выходной

Телефон архивного отдела: (485-49) 2-17-48
Тел. администрации:(485 49) 2-12-48 Факс: (485 49) 2-21-83
Email: arxiv@pervomay.adm.yar.ru

1. Информация по процедурам исполнения запросов предоставляется:
• по письменным обращениям;
• по телефону;
• по электронной почте;
• при личном обращении граждан.

1.3.1. Индивидуальное устное информирование заявителя
Информирование о ходе предоставления муниципальной услуги осуществляется сотрудником архивного отдела Администрации Первомайского муниципального района при непосредственно личном контакте с заявителем результата предоставления муниципальной услуги, с использованием телефонной связи при их непосредственном обращении.
Информация о процедуре предоставления муниципальной услуги сообщается по номеру телефона (48549) 2-17-48.
При консультировании по телефону сотрудник архивного отдела должен назвать свою фамилию, имя, отчество, должность, а также наименование органа, в которое обратилось заинтересованное лицо, а затем - в вежливой форме четко и подробно проинформировать обратившегося по интересующим вопросам.
Во время разговора сотрудник архивного отдела должен произносить слова четко. Если на момент поступления звонка, сотрудник архивного отдела проводит личный прием граждан, сотрудник архивного отдела вправе предложить обратиться по телефону позже, либо, в случае срочности получения информации, предупредить о возможности прерывания разговора по телефону для личного приема граждан. В конце информирования сотрудник архивного отдела, осуществляющий прием и консультирование, должен кратко подвести итог разговора и перечислить действия, которые необходимо предпринять (кто именно, когда и что должен сделать).
При консультировании посредством индивидуального устного информирования, сотрудник архивного отдела дает заявителю полный, точный и оперативный ответ на поставленные вопросы.
Информацию о сроке завершения оформления документов и возможности их получения заявителю результата предоставления муниципальной услуги сообщается при подаче документов.
1.3.2. Индивидуальное письменное информирование заявителя
Индивидуальное письменное информирование при запросе заинтересованных лиц осуществляется путем почтовых отправлений, либо предоставляется лично в архивный отдел Администрации муниципального района.
Сотрудник архивного отдела рассматривает запрос лично.
Ответ на вопрос предоставляется в простой, четкой и понятной форме, с указанием фамилии, имени, отчества и номера телефона непосредственного исполнителя. Ответ направляется в письменном виде или по электронной почте (в зависимости от способа доставки ответа, указанного в письменном обращении, или способа обращения заинтересованного лица). Ответ направляется в течение 10 рабочих дней с даты представления обращения.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1.Наименование муниципальной услуги: «Исполнение запросов пользователей – физических и юридических лиц по архивным документам»
2.2.Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу: архивный отдел Администрации Первомайского муниципального района.
2.3. Конечным результатом предоставления муниципальной услуги является: архивная справка, архивная копия, архивная выписка, информационное письмо, тематический перечень архивных документов, тематическая подборка копий архивных документов.
Архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
архивная копия – дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
архивная выписка – документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
информационное письмо – письмо, составленное на бланке архива по запросу пользователя или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме;
тематический перечень архивных документов – систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета/ по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архива;
тематическая подборка копий архивных документов – систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом по запросу пользователя или по инициативе архива. Тематическая подборка включает титульный лист, тематический перечень архивных документов и, при необходимости, историческую справку по теме.
2.4. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и юридических лиц социально-правового характера, осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации («Российская газета», 25.12.1993г., №237);
- Федеральным законом от 22.10.2004г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004г. №43, ст.4169)
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007г. № 19. "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук". (Зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007г., номер № 9059);
- Положением об архивном отделе (утвержден постановлением администрации Первомайского муниципального района 20.06.2012 № 360)

2.5. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги
Для получения муниципальной услуги заявитель предоставляет в архивный отдел заявление и паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

2.6. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги
1.Письменные запросы граждан и юридических лиц, поступившие в архивный отдел, подлежат обязательной регистрации в день поступления. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
2.Срок исполнения запросов юридических и физических лиц по архивным документам не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
3.Срок исполнения запросов с использованием только научно-справочного аппарата архива – не более 15 дней с момента регистрации обращения.
4.Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должно осуществляться в 5-ти дневный срок с момента обращения.
5. Информация социально-правового характера по запросам юридических и физических лиц
выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.
Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве. При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.
Архивные справки составляются по установленной форме на бланке архивной справки.
В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий. В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах. После текста справки помещаются архивные шифры документов, служивших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле).
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.
2.7.Основание для предоставления муниципальной услуги
Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) заявителя в адрес отдела, направленный лично либо по средствам почтовой, факсимильной или электронной почты.
В запросе должны быть указаны:
- наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество;
- почтовый и электронный адрес заявителя;
- интересующая заявителя тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации;
- форма получения заявителем информации (информационное письмо, архивная справка, архивные копии, архивная выписка);
- личная подпись гражданина или подпись должностного лица;
дата отправления.
В случае обращения заявителя в интересах третьих лиц, к запросу прилагается правоустанавливающий документ (доверенность).
2.8.Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:
- отсутствие документа, подтверждающего полномочия заявителя в случае получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах;
- отсутствие в запросе необходимых сведений для проведения поисковой работы;
- отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию;
- запросы не содержат наименования юридического лица (для гражданина Ф.И.О.), почтового адреса и /или электронного адреса заявителя;
- запросы не поддаются прочтению;
- в запросе не указана хронология запрашиваемой информации;
- ограничение на доступ к сведениям о частной жизни ранее 75-летнего срока;
- ограничения на использование архивных документов, установленные в соответствии с Законом Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1
« О государственной тайне», Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ
«О персональных данных», Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера», указом Президента Российской Федерации от 24.01.1998 № 61
«О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне»;
- в запросе содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не проводятся новые доводы и обстоятельства;
- в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.
2.9. Требования к оборудованию мест оказания муниципальной услуги
Прием граждан для оказания муниципальной услуги осуществляется согласно графика работы архивного отдела Администрации муниципального района, указанных в пункте 1.3. настоящего Административного регламента.
Помещение, в котором осуществляется прием граждан, должно обеспечивать:
комфортное расположение гражданина и должностного лица,
возможность и удобство оформления гражданином письменного обращения,
телефонную связь,
возможность копирования документов,
доступ к нормативным правовым актам, регулирующим исполнение муниципальной функции,
наличие письменных принадлежностей и бумаги формата А4.
Помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, зал ожидания, места для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационные стенды с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, оборудуются в соответствии с законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов об обеспечении доступности для инвалидов указанных объектов.
2.10. Требования к платности (бесплатности) предоставления муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов пользователей - физических и юридических лиц по архивным документам является бесплатной муниципальной услугой.
2.11. Показатели доступности и качества муниципальной услуги:

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги
Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
1) регистрация запросов;
2) анализ тематики поступивших запросов;
3) направление запросов на исполнение;
4) подготовка, оформление и направление ответов заявителям.
3.1.1. Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является обращение заинтересованного лица в архивный отдел Администрации Первомайского муниципального района с заявлением (запросом) по установленной форме.
Запрос заявителя рассматривается и исполняется отделом при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан – фамилии, имени и отчества), почтового адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.
Поступившие в отдел заявления регистрируются в течение 1 дня со дня поступления должностным лицом в журнале регистраций архивных запросов.
Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
Порядок последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги отражен в блок-схеме, приведенной в приложении 1 к Административному регламенту
3.1.2. Сотрудник архивного отдела Администрации Первомайского муниципального района осуществляет анализ тематики поступивших запросов, с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в отделе научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяется:
- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- возможность исполнения запроса.
Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.
При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов отдел письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы. Вид информационного документа, подготавливаемого по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.
3.1.4. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии составляются на бланке архивного отдела с обозначением названия документа «Архивная справка», «Архивная выписка» и «Архивная копия». При изготовлении ксерокопий архивных документов бланк не используется. В конце архивной выписки приводятся поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов документов).
Архивные копии документов могут быть оформлены только в отношении тех лиц, о которых запрашиваются сведения, при наличии в документах вместе с запрашиваемыми сведениями сведений о других лицах оформляются архивные выписки. На обороте каждого листа копии проставляются поисковые данные документа. Все листы копии документа с оборотной стороны должны быть заверены печатью и подписью заведующего архивным отделом.
В случае, если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о возможных местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных и ведомственных архивов.
Срок исполнения запросов не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
Рассмотрение запроса (заявления) гражданина считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента.
Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется должностным лицом, курирующим работу архивного отдела, путем проведения проверок соблюдения и исполнения положений настоящего Административного регламента.
Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан и организаций, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела Администрации муниципального района.
По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав граждан и организаций, осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы администрации) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействий) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих
Заявитель имеет право на досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия) осуществляемых (принимаемых) в ходе предоставления услуги.
Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:
- нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении услуги;
- нарушение срока предоставления услуги;
- требование у заявителя документов, не предусмотренных регламентом для предоставления муниципальной услуги;
- отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено Административным регламентом для предоставления услуги, у заявителя;
- отказ в предоставлении услуги, если основания отказа не предусмотрены Административным регламентом;
- затребование с заявителя при предоставлении услуги платы, не предусмотренной Административным регламентом.
Жалоба для рассмотрения в досудебном (внесудебном) порядке подается в Администрацию муниципального района в письменной форме на бумажном носителе.
Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта Администрации муниципального района, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
Жалоба должна содержать:
- наименование органа - поставщика услуги, должностного лица органа - поставщика услуги, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
- фамилию, имя, отчество, сведения о месте жительства заявителя - физического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа - поставщика услуги, должностного лица органа - поставщика услуги, муниципального служащего;
- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа - поставщика услуги, должностного лица органа - поставщика услуги, муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
Жалоба, поступившая в Администрацию муниципального района, подлежит рассмотрению руководством Администрации муниципального района, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа сотрудника отдела, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
По результатам рассмотрения жалобы руководство Администрации муниципального района, принимает одно из следующих решений:
- удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных сотрудником отдела, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления услуги документах, а также в иных формах;
- отказывает в удовлетворении жалобы.
Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

Приложение